Förstå och hantera taggar i Evercate

Taggar i Evercate kan uppfattas lite abstrakt innan du lär känna dem ordentligt. Men de är något ett av av de mest kraftfulla verktygen i Evercate och kommer antagligen bli din bästa vän i fortsättningen. Det är nämligen taggar som är nyckeln till automation i Evercate.

Taggar låter dig:

• Automatisera kursåtkomst
• Automatisera åtkomst till kursprogram
• Segmentera användare i rapporter
• Avgränsa en Teamleaders team
• Få en bättre ögonblicksbild av dina användare

Med det sagt, låt oss komma igång med den här guiden och gå igenom hur man ställer in en taggstruktur, hur man skapar taggar och hur man tilldelar taggar till användare.

Skapa en taggstruktur

De flesta organisationer liknar varandra i den bredare bemärkelsen och de flesta organisationer är helt unika när man väl tittar på dem närmare. Det är här din taggstruktur kommer in.

Taggar låter dig beskriva dina användare på ett sätt som är meningsfullt för er.

För det här exemplet jobbar vi med en fiktiv organisation, Propeller Inc. De har anställda utspridda i fem länder. De flesta av medarbetarna arbetar inom försäljning, medan andra är tekniker eller arbetar med admin och liknande funktioner.

Utifrån det tittar vi närmare på hur taggar i Evercate fungerar. Det finns tre grundläggande regler kring taggar.

• En tagg måste tillhöra en taggtyp – exempelvis kan du ha taggen "Säljare" i typen "Roll".
• En tagg måste vara unik inom en taggtyp – du kan inte har två taggar som heter "Säljare" inom samma typ.
• Taggtyper måste vara unika – du kan inte ha två taggtyper som heter "Roll".

Utöver det är det helt fritt fram att jobba med taggar som du behöver. Du kan skapa hur många typer du vill, och hur många taggar du vill och du döper dem till precis vad som är logiskt för er.

Med det som bakgrund kan vi börja skapa en taggstruktur. För det här exemplet vill vi differentiera medarbetare utifrån land och roller. Men du kan givetvis jobba med flera typer och taggar än så för er organisation.

Taggtyper

• Land
• Roll

Taggar av typen Land

• Sverige
• Japan
• Australien
• Nigeria
• USA

Taggar av typen Roll

• Försäljning
• Tekniker
• Administration

‍

Nu börjar se ut som en struktur som är vettig och som vi kan jobba vidare med i den här guiden.

Kom ihåg att man generellt endast vill skapa taggar som hjälper en specifik handling i Evercate. Som att tilldela kurser eller segmentera användare i rapporter. För många taggar och typer tenderar att komplicera saker och ting, så det är bättre att bygga på längs vägen.

Skapa taggar

Så nu när struktur är på plats kan vi skapa taggar i Evercate.

Först klickar jag på "Användare" i huvudmenyn för att komma till min användares sida. Här ser jag användarna jag har skapat och det är också här jag kan hantera mina taggar. Jag gör det genom att klicka på knappen "Hantera taggar" ovanför min användarlista.

Sedan får jag en popup där jag kan hantera mina nuvarande taggar (det finns för närvarande inga taggar, så den här listan är tom för mig) och skapa nya. Det finns två sätt att skapa taggar. Antingen klickar vi på "Lägg till ny" för att lägga till taggar en efter en, eller så importerar vi taggar som jag ska göra i den här guiden. Om du vill lägga till dem en efter en fungerar det väldigt lika. Skillnaden är att du bara kan lägga till en tagg åt gången istället för många. Men eftersom jag vill skapa många taggar samtidigt klickar jag på "Importera taggar".

Här skriver du eller kopierar du helt enkelt dina taggar så det blir en tagg per rad. När du skapar taggar måste du tilldela dem en taggtyp. Du kan se fältet "Typ" i bilden nedan. Om vi ​​redan hade skapat taggtyper skulle vi kunna välja dem här. Men för mig har jag bara valet att namnge min nya taggtyp som i det här fallet är "Land".

Kom ihåg att vi bara kan importera taggar som är av samma typ i samma importjobb, så vi måste upprepa detta steg för att importera våra taggar för taggtypen "Role". När vi har infogat våra taggar vald taggtyp klickar vi på "Importera".

När jag skapade mina landtaggar fortsatte jag sedan och upprepade det sista steget för mina "Roll"-taggar också. Detta gav mig en lista med taggar som bilden nedan. Och med det är vi redo att börja tilldela taggar till mina användare.

När vi har skapat våra taggar enligt taggstrukturen vi definierade tidigare kan vi börja ge våra användare taggar. Återigen finns det olika sätt att gå tillväga beroende på dina behov och situation. Vi kommer att ta upp hur man tilldelar taggar till enskilda användare, samt hur man tilldelar taggar till användare i bulk.

Tilldela tagg till enskilda användare

Låt oss börja med att tilldela taggar till en enskild användare. Detta fungerar på samma sätt när du redigerar en befintlig användare som jag ska göra, som när du skapar en ny användare.

Först och främst ser jag till att jag är på sidan "Användare" igen. Sedan klickar jag på pennikonen för att redigera Amelia Earheart i min användarlista.

Nu ser vi användarinformationen för Amelia. Men vi är intresserade av taggar, så jag klickar på fliken som säger "Tags" i toppen av popup-fönstret.

Här kan vi se att Amelia inte har några taggar ännu, men det finns ett inmatningsfält där vi kan söka efter tillgängliga taggar, så jag lägger till taggen "USA" för land och håller på att lägga till rolltaggen "Sales" i bilden nedan. När jag är nöjd med den valda uppsättningen taggar klickar jag på Spara.

Om du redan skulle ha ställt in regler för kurs- eller programåtkomst baserat på taggar som du lägger till eller tar bort i det sista steget, får du en annan popup med en sammanfattning av hur användarens åtkomst till kurser och program skulle förändras, detta för att göra säker på att du inte av misstag ändrar en användares åtkomst på ett sätt som du inte planerat. Men för mig har jag inte satt upp några sådana här regler än så jag kommer helt enkelt tillbaka till min användarlista med skillnaden att Amelia nu har taggar.

Tilldela taggar till användare i bulk

Det andra sättet att arbeta med taggar är att tilldela dem i bulk. Du kan göra detta antingen när du skapar användare samtidigt eller när du uppdaterar dem. Oavsett vilket alternativ som är mer förnuftigt för dig är processen densamma.

Först behöver vi en excel-fil eller liknande av de användare vi vill arbeta med. Jag ska gå vidare och uppdatera några redan befintliga användare för mitt exempel. Som ni kan se på bilden har jag skapat en fil i Excel med en rad per användare. För kolumnerna har jag deras mailadress, förnamn, efternamn, landstagg och rolltagg. Observera att jag har gett Valentina två rolltaggar, som är åtskilda av ett kommatecken. Jag har också markerat alla mina användare och kopierat dem till mitt urklipp

Nu går vi tillbaka till Evercate och ser till att vi är på användarsidan. Vi har våra användare i listan och en knapp ovanför listan för att "Hantera användare i bulk".

När vi klickar på det öppnar vi en popup som visar oss våra tidigare bulkjobb. Men vi vill klicka på fliken "Lägg till/Uppdatera" för att uppdatera våra användare.

Här ser vi ett stort textområde där vi kan klistra in vår användardata som vi har kopierat från Excel.

Så snart vi klistrar in vår data kommer systemet att sortera den i matchande rader och kolumner. Om en kolumnrubrik råkar vara på fel plats, till exempel om det står E-postadress där du har Förnamn, kan du helt enkelt dra och ändra ordning på kolumnrubrikerna så att de matchar dina data. Du kommer också att märka två vita kolumnrubriker i bilden nedan. Dessa är för dig att definiera data i dessa kolumner. Så vi ställer in den högra kolumnen till Taggar – Roller, eftersom det är taggtypen för taggarna i den kolumnen, och den andra "Välj en kolumn" till Land för att matcha mina data. Sedan klickar vi på "Nästa".

Det sista steget nu är att bekräfta och välja våra åtgärder. Eftersom jag bara har befintliga användare i mina data från Excel får jag bara alternativet att Endast uppdatera användare. Om det fanns några nya användare i uppgifterna skulle jag få ytterligare alternativ att välja mellan. Huvudsaken här är att bekräfta att 8 användare kommer att uppdateras.

När vi klickar på "Uppdatera endast användare" kommer vi att föras tillbaka till historiksidan och se vårt nya bulkjobb körs. När det är gjort, om vi går tillbaka till vår användarlista kommer vi att se att vi nu har fler användare med taggar.

Förhoppningsvis har den här guiden varit till hjälp och gett dig en bättre förståelse för hur du använder Evercate.

Lycka till med att ställa in din taggstruktur, skapa dina taggar och tilldela dem till dina användare.

‍