LMS (Learning Management System) eller lärplattform – Vad är det?

Ett LMS, även kallat lärplattform, utbildningsplattform eller e-learningplattform, är en digital miljö för hantering av utbildningar och dess deltagare. Det används inom skola, men också inom företag för internutbildning eller företagskurser.

Ett LMS fungerar som ett verktyg för att distribuera digitala kurser och hantera alla delar runt dessa, samt för att följa upp det lärande som sker.

• Inloggning – med personlig inloggning säkerställer man att rätt kursdeltagare säkert kan komma åt rätt information samtidigt som känsligt kursmaterial inte blir tillgängligt för obehöriga.
• Hantering av kurser – så att du kan lägga upp nya kurser samt uppdatera befintliga kurser.
• Hantering av användare – dels gällande sätt tilldela kurser till användare och följa upp vem som genomfört vad, dels för hanteringen av själva användaren; hur man skapar användare, importering av flera användare samtidigt eller exportmöjligheter.
• Uppföljning – det är viktigt att kunna följa upp lärandet, ta ut rapporter dels för eget bruk men också för att följa upp mot andra intressenter som chefer, kunder mm.
• Integrationsmöjligheter – för att det idag är så viktigt att alla de digitala system vi har kan prata med varandra, så att vi slipper göra samma jobb flera gånger.
• Automation – för att minimera onödig handpåläggning

Hur väljer man rätt lärplattform eller LMS?

Det är inte lätt att veta vad man ska titta på just för sina behov och krav på en lärplattform. Det finns mycket att ta hänsyn till, och traditionellt så har det varit förknippat med både långa bindningstider och startavgifter som gör det kostsamt att testa olika.

Utöver kostnaden så kommer även funktionalitetskrav in i bilden. Dessa skiljer sig också så klart från fall till fall, men nedan har vi samlat några viktiga punkter att ta hänsyn till i valet av lärplattform.

Funktionalitetskrav

De flesta lärplattformar har en någorlunda lika uppsättning av grundfunktionalitet som täcker de punkterna vi presenterade ovan. De kan se lite olika ut i hur de fungerar men syftar till att uppnå ungefär samma övergripande mål. Skillnaden ligger i detaljerna.

När man letar efter en lärplattform är det därför viktigt att man dels tittar på vad som erbjuds och sätter sig in i skillnaderna mellan olika system samt definierar vad som är viktigt just för en själv. Ska du utbilda dina kunder i systemet så har du kanske andra behov än om du ska utbilda era anställda. Är du beredd att göra mer manuellt arbete eller vill du ha mycket automation? Fungerar användarhanteringen på ett sätt som gör det enkelt för dig att skapa en struktur och hierarki som matchar er organisation i övrigt?

När ni har en lista på vad som är viktigt för er, så är det bra att se över den en gång till och definiera vad som faktiskt är krav, och vad som egentligen bara vore trevligt. Oftast kommer man behöva kompromissa med någon punkt på listan.

Hur många användare?

De flesta lärplattformar har en licensmodell som på något sätt är kopplad till antalet användare. Exempelvis så utgår vår modell helt ifrån antalet användare, där faktiska användarantalet en månad är det enda som styr måndaskostnaden.. och då det följer det exakta antalet från månad till månad utan att ni behöver göra något.

Andra system har istället olika nivåer där man behöver binda sig till en nivå, exempelvis mellan 300-500 användare, och sedan får en lite högre kostnad per användare som hamnar ovanför det. Det kan absolut vara ett alternativ också om man vet hur många användare man kommer vara från månad till månad och är beredd att binda upp sig till det.

En annan viktig aspekt när man tittar på användarantalet och licensmodellen är att se så den nivå man hamnar på också har all den funktionalitet man önskar. Det är ganska vanligt att olika lärplattformar begränsar funktionaliteten för dem som ligger på deras lägre användarnivåer.

I vilket syfte ska lärplattformen användas?

Vill ni sälja utbildningar så kommer ni behöva vissa delar i plattformen som inte behövs om ni istället bara ska ha den för internutbildningar. Om ni vill använda plattformen för compliance-utbildningar så behöver ni kanske en annan typ av uppföljning och återrapportering än om utbildningarna är mer generella.

Så när det kommer till valet av lärplattform så är det bra att man definierat sitt huvudsakliga syfte, sedan fylla på med vilka andra områden man kan se för systemet. Det är inte ovanligt att man börjar med internutbildningar, sedan inser att det här med digitala kurser är något som kan vara bra för ens kunder också för att öka kundnytta eller minska support framåt.

Hur många kurser, och hur stora kurser?

Den här frågan är viktig dels för att se hur själva kurshanteringen ska utföras. Ska man ha många små kurser så behöver man kanske en smidigare hantering av att tilldela kurserna till rätt användare vid rätt tillfällen än om man ska ha ett par större kurser för alla anställda.

Kommer man vilja ha större kursprogram där tillgång till kurser triggas av att man gör klart kurserna på nivån innan, eller vill man ha kurserna mer fristående?

Befintligt kursmaterial eller börja från början?

Ska man börja från början så är det viktigt att man tittar på hur man skapar kurserna som ska läggas i lärplattformen.Vill man ha ett system med inbyggt författarverktyg? Vill man använda ett externt författarverktyg? Eller vill man som med Evercate helt skippa författarverktyg och producera videoklipp och självstudiematerial i de programvaror man redan är bekväm med för att sedan bara paketera ihop det sista steget i plattformen?

Har man befintligt material så dyker direkt andra frågor upp. Hur är materialet skapat och går det lätt att lägga upp i lärplattformen? Har man exempelvis kurser skapade enligt gamla standarder som SCORM så behöver man bestämma om man vill fortsätta med dem eller om det är dags att göra om dem.

En annan aspekt att titta på är vem som ska producera kurserna. Vill man kunna göra det själv eller vill man lägga ut jobbet? Idag är det ganska enkelt att skapa en effektiv kurs själv, då man har den teknik man behöver tillgänglig (en dator och en mobilkamera räcker långt). Vill man istället lägga ut kursskapandet så får man titta på om man vill betala lite extra för en dedikerad e-learningproducent eller om man vill gå till en annan produktionsbyrå?

Kostnad?

Vi har lämnat en av de frågor som oftast är viktigast till sist. Vad finns det för budget? Tyvärr stämmer ofta inte alla ens önskemål mot vad saker visar sig kosta, så budgeten kan många gånger vara en stor faktor i beslutet.

Utöver själva månadskostnaden, som oftast baseras på antalet användare, antalet kurser eller liknande, så är det viktigt att titta på kostnaderna runtomkring.

• Finns det uppstartskostnader för att komma igång med det LMS man vill ha?
• Hur ser det ut med bindningstider?
• Vad kostar det att gå över det antal användare man lagt sig på?
• Ingår support eller kostar det extra?
• Hur ser kostnaderna ut om man vill önska en funktion i systemet som saknas?

Många gånger kan de små kringkostnaderna för ett system summeras till en lite större överraskning än man var beredd på. Till det kommer sen kostnader för att ta fram innehållet, om man väljer att köpa in den tjänsten också.

‍