Skapa e-learning som lyckas – så kommer du igång med digital utbildning

Efter varje nyår fylls gymmen av motiverade personer som bestämt sig för att ta tag i sin träning. De köper nya träningskläder, går på pass, bokar lektioner med en PT och sen faller de bort en efter en under februari och mars.

Anledningen är oftast att man försöker göra en för stor förändring på en gång. Och samma sak gäller när det är dags att strukturera upp lärandet och informationsflödet i organisationen.

Många kommer till oss motiverade med högt satta mål om att rulla ut ett komplett digitalt utbildningsprogram för hela kedjan. Det är en bra målsättning, men hur undviker man fällan att försöka göra för stora steg på för kort tid?

Forskning pekar på att hemligheten till att skapa nya vanor och beteendemönster är att ta det stegvis. Att sätta upp mindre delmål som är rimliga att nå på överskådlig tid. För att ta gymexemplet igen är kontinuitet viktigt för att vänja sig vid att faktiskt ta sig till gymmet. Men minst lika viktigt när man tagit sig dit är att lägga sin träning på en nivå som man kan klara av på sikt, även om man har en dålig dag.

Vad kan vi lära oss av det när vi skapar e-learning?

Att bygga ett effektivt lärande i organisationen är något som kommer ge er en konkurrensfördel både på kort och lång sikt. Därför ska ni ha kvar målsättningen att bygga ett omfattande utbildningsprogram, men låt det vara på en längre tidshorisont och tänk sen inte mer på det just nu. Bryt istället ner det till små mål som ni enkelt kan klara av med korta tidsintervall. Tar ni bara ett hanterbart steg i taget så är ni snart framme.

Istället för börja med en ordentligt genomarbetad och välproducerad första kurs så är vår erfarenhet att ni kommer tjäna på att börja med en kort och enkel kurs, för att sen gå på en lite större produktion. Anledningen är att det kommer hjälpa er att faktiskt komma igång mycket snabbare och att ni då kommer få viktig kunskap om vad som fungerar för er mycket snabbare.

Exempel på vanliga mindre första kurser kan vara:

• Verksamhetspolicy, eller andra viktiga styrdokument
• Målsättning/Fokus för kommande period
• Hur ett visst system många jobbar med fungerar
• Produktutbildningar för säljare
• mm.

Detta kommer ge er som skapar kurser vanan att jobba med Evercate. Att skapa och lansera en första kurs kommer ge er massor av lärdomar och förståelse för hur ni kan få ut bästa resultat av arbetet ni gör framåt. När ni tittar i backspegeln kommer ni antagligen önska att ni gjort vissa saker annorlunda. Detta är helt normalt, och är det då inte bättre att dra de lärdomarna av en kortare kurs som är enkel att göra om?

Att börja med en enkel och kort kurs ger er samtidigt en annan nyckel för att lyckas längre fram.

Vänj era anställda att lära sig med e-learning

Det är enkelt att använda Evercate för deltagarna och det fungerar lika bra i telefonen, på plattan eller en dator. Det är lätt att man tänker “om jag bara gör en kurs och skickar ut kursinbjudningar kommer alla göra den direkt”. Det är absolut ingen omöjlighet att nå dit, men det är ett beteende ni behöver skapa och uppmuntra. Samma sak gäller alltså här som för dem som går på gymmen efter nyår – för att skapa ett nytt beteendemönster måste man ta det stegvis och sätta upp rimliga mål längs vägen.

Att skapa sin e-learning och att lägga in användare är en sak, men förändringen att börja med e-learning behöver också förankras i organisationen för att ni ska få ett bra utfall. Om ni börjar med en enklare avgränsad del, och successivt vänjer organisationen vid det nya arbetssättet så får ni en bättre effekt av det när ni sen satsar större längre fram.

Tre tips för att öka kursgenomförandet:

1. Kommunicera förväntningar
   Kommunicera i förväg om att en digital utbildning kommer och att alla förväntas göra den och varför det är viktigt. Ju fler håll den informationen kommer ifrån desto bättre. Detta skapar en förankring i hela organisationen och tar bort överraskningen att en kursinbjudan från ett okänt system helt plötsligt landar i mailkorgen.
   
   
2. Sätt upp mål
   Dels interna mål för hur många som ska klara kursen, dels mål som ni kommunicerar ut, exempelvis mål om när deltagarna ska vara klara med utbildningen. Era interna mål gör det lättare för er att följa upp och målsättningen för när det ska vara klart kommer göra det lättare för kursdeltagare att prioritera kursen.
   
   
3. Påminnelser
   Att jobba med påminnelser efter att kursinbjudan skickats ut är både enkelt och effektivt i Evercate. Detta kommer också resonera med de förväntningar ni kommunicerat tidigare. När det sedan närmar sig målet när de ska vara klara kan det vara läge att börja med personliga påminnelser, be varje avdelningschef att påminna de som fortfarande inte är klara under henne eller honom.
   
   

Att göra stegen ovan kommer vara enkelt om ni börjar i en liten skala. Tar ni dessutom hjälp av automationen i Evercate tillsammans med rapporter och teamleader-rollen för att engagera era avdelningschefer till att hjälpa till krävs inte mycket handpåläggning från er sida när bollen är i rullning. Samtidigt lär sig era kursdeltagare att det är enkelt att genomföra utbildningarna och snart har alla delar i organisationen en rutin för att jobba med e-learning.

Vissa organisationer vi jobbar med berättar för oss att deras anställda börjar aktivt efterfråga e-learning när de väl kommit igång. Att de själva tycker det är ett så smidigt och effektivt sätt att ta till sig information från organisationen. Det går alltså att nå dit.

Lär er vad som funkar för er e-learning

När kursen är lanserad och genomförd, då är det dags att utifrån resultatet lära sig vad som fungerade bra och vad som kan förbättras. Följ upp vad era kursdeltagare tyckte om första kursen, följ upp vad era avdelningschefer tyckte. Fundera över vad ni hade velat göra annorlunda i hela processen från kursskapande till uppföljning och använd sen all den här informationen när det är dags för nästa kurs.

I många delar av affärsvärlden är agilt eller lean populära ord. Dessa filosofier är något vi förespråkar även när det kommer till lärande. Iterera fram vad som fungerar bäst för er, i er organisation med era förutsättningar och utmaningar. Det blir oftast mycket bättre på lång sikt än om ni satsar allt på att få det perfekt precis i början.

Sammanfattning – hur man lyckas med e-learning i organisationen

1. Börja litet
   Gör en liten, enkel och avgränsad första kurs som ni lätt kan göra om när ni lärt er vad som fungerar och inte för er. Var inte rädda för att det kanske inte blir perfekt från början. Första kursen ger många lärdomar som är värdefulla framåt och många gånger vill man utifrån det göra om den på sikt. Bättre att göra om en liten kurs, och lära sig snabbt än tvärt om.
   
   
2. Förankra i organisationen
   Kommunicera att det kommer en digital kurs, syftet med den och er förväntan på kursdeltagarna. Förankra i alla nivåer av organisationen. Det här är också ett steg som blir mycket lättare med en liten avgränsad första kurs.
   
   
3. Påminn och följ upp
   Använd automationen i Evercate för påminnelser och uppföljning. Ta hjälp av andra i organisationen med att följa upp personligen mot slutet för att fånga upp slentrianer.
   
   
4. Lär er vad som fungerar för er
   Iterera fram ett arbetssätt som fungerar för er. Ta små steg, lär er vad som fungerar för er och ändra det som inte fungerar längs vägen istället för att satsa på att ha alla rätt när ni sätter igång.

‍